Согласно положении по бухгалтерскому учету "Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы" (ПБУ 8/2010) – пункты 3 - 8, с  2011 года все организации, за исключением субъектов малого предпринимательства, обязаны формировать резервы на оплату отпусков в бухгалтерском учете. Оценочное обязательство в виде резерва на оплату отпусков определяется на последний день каждого квартала (месяца), перед составлением бухгалтерской отчетности.

В нормативных актах по бухгалтерскому учету не определено, как определять величину резерва. В пункте 15 ПБУ 8/2010 сказано лишь, что величина резерва на оплату отпусков должна покрывать всю сумму задолженности по отпускным. Естественно, что для точной такой оценки необходим не ориентировочный расчет (например, по подразделениям), а оценка по каждому сотруднику отдельно.

В программе реализован расчет по каждому сотруднику. Периодичность оценки Вы можете выбирать самостоятельно.

Для того чтобы выбрать Резерв отпуска Вам необходимо выбрать в меню Файл => Резерв отпуска, либо нажать Зарплата => Резерв отпуска.

После этого Вы попадете в список оценок по резерву. Вы можете создать резерв, корректировать его и составлять отчеты по резерву.

При создании резерва (кнопка "Добавить") Вам необходимо будет выбрать месяц, на конец которого будет производиться расчет резерва, а также отобрать сотрудников (либо автоматически всех работающих на конец выбранного месяца, либо отобрать самостоятельно).

После создания резерва появится список сотрудников с рассчитанным резервом отпуска. Вы можете откорректировать резерв, пересчитать резерв по всем сотрудникам (полностью, только дни неиспользованного отпуска и взносы, только среднедневной заработок и страховые взносы, только страховые взносы).

Особенности расчета резерва:

• Дни неиспользованного отпуска – данный показатель рассчитывается по данным Кадрового учета. Если у Вас не стоит программа, то данный показатель не будет рассчитываться автоматически. Расчет производится на конец месяца (как если бы сотрудник уволился, и ему нужно было выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск). Если сотрудник использовал отпуск авансом, то будет показано отрицательное число дней.
• Среднедневной заработок – данный показатель рассчитывается по данным Заработной платы. Расчет производится на конец месяца (как если бы сотрудник уволился, и ему нужно было выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск). В расчетный период включается текущий месяц, поэтому прежде чем рассчитывать резерв отпуска необходимо, чтобы была рассчитана зарплата за месяц резерва.
• Сумма страховых взносов - данный показатель рассчитывается по данным Заработной платы. Расчет производится с учетом действующих тарифов страховых взносов с учетом предельной величины базы для начисления взносов, применяемых льгот и особенностям по страховым взносам. Во взносы включаются все суммы по всем фондам ПФР (страховая и накопительная часть, также взносы на дополнительное социальное обеспечение (если таковые имеются)), ОМС (ФФОМС, а также ТФОМС (при расчете резерва за 2011 год)) и ФСС (по материнству и травматизму). Сумма рассчитывается в точности такой, как если бы Вы фактически рассчитали взносы с суммы компенсации за неиспользованный отпуск.

Отчеты по резерву отпуска:

• Резерв отпуска – отчет формируется по сотрудникам с подитогами по подразделениям.

• Использование резерва отпуска – отчет покажет, по каким сотрудникам был использован или компенсирован отпуск с учетом страховых взносов. Отчет формируется с подитогами по подразделениям. Период составления – период между текущим и предыдущим подсчитанными резервами.

• Инвентаризация резерва отпуска – отчет формируется по подразделениям. В нем показан предыдущий резерв, сколько использовано резерва, текущий резерв и следует к доначислению, сторнированию. Суммы к доначислению, сторнированию могут быть использованы для проводок по утонению резерва.

Также добавлена возможность формирования проводок по резерву отпуска, на основании рассчитанного резерва. Настроить проводки можно через мастера Настройки проводок (меню Настройка => Настройка проводок).  При этом в поле “Учет отпуска” необходимо выбрать “Резерв отпуска”.